Передача прием документов


передача прием документов

Если в организации не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность крайне сложно.

В рамках рассмотрения системы хранения следует провести:

— проверку наличия локальной нормативной документации, регламентирующей порядок хранения дел;

— анализ системы хранения кадровых документов;

— проверку подготовки дел к архивному хранению.

Анализ системы хранения кадровой документации целесообразно начинать с проверки номенклатуры дел. По сути она должна представлять собой систематизированный список дел, которые ведутся в течение года. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения не продумана и не организована должным образом.

Прием передача документов

Если же данный документ отсутствует, то процедуру создания кадровой документации придется восстанавливать «по кусочкам», определяя этапы создания и исполнителей документов в процессе взаимодействия с сотрудниками, принимавшими участие в их подготовке.

В ходе проверки кадровой документации предприятия следует провести проверку ее состава, а также анализ содержания и оформления на предмет соответствия действующему законодательству. Единого перечня документов, обязательного для каждой организации, не существует: различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных документов, обязательность которых варьируется в зависимости от сферы и специфики деятельности компании.

К кадровой документации относятся:

1.

Прием-передача документов при смене руководителя

Учредительные документы и документы, определяющие специфику деятельности работодателя:

— устав организации (копия);

— лицензии, специальные разрешения (копии).

2. Локальные нормативные акты, наличие которых у работодателя обязательно независимо от специфики деятельности:

— штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ);

— правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ);

— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);

— положение об оплате труда и премировании работников — документ, устанавливающий систему оплаты труда, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ);

— документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных, — положение о защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);

— документация по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

3.

Прием передача документов в архив

Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

  • Название свидетельства.
  • Дата подписания.
  • Место подписания.
  • Название передаваемых материалов в виде списка.
  • Число передаваемых материалов.
  • Ф.И.О. участвующих сторон.
  • Основание для оформления бланка.
  • Подписи сторон.
  • Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации.

Прием-передача документов организации в государственный архив

Проверке подлежит имеющаяся по состоянию на 20.05.2009 в ООО «Луч» кадровая документация.

3. Сроки проверки: с 20.05.2009 по 30.05.2009.

4. По результатам проверки оформить прием-передачу кадровой документации ООО «Луч» специалисту по кадрам Петровой П.П.
соответствующими актами.

5.

Вниманиеattention
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Игнатова А.П. Игнатова

Юрисконсульт Сомов С.О. Сомов

Секретарь Филина О.С.


Филина

Бухгалтер Смирнова С.С. Смирнова

Специалист по кадрам Петрова П.П.

Приема-передачи документов

Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу.

Прием-передача бухгалтерских документов

Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и введением в штатное расписание должности специалиста по кадрам

Приказываю:

1. Назначить ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек специалиста по кадрам Петрову П.П.

2. При отсутствии Петровой П.П. ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается приказом директора.

3.
Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Директор Иванов И.И. Иванов

С приказом ознакомлена:

Специалист по кадрам Петрова П.П.

Прием-передача кадровых документов

ТК РФ устанавливают обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного работниками);

— записки-расчеты при предоставлении отпусков (составляются работниками кадровой службы, хранятся в бухгалтерии);

— записки-расчеты при увольнении (хранятся в бухгалтерии).

9. Трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ).

Разумеется, данный перечень не является исчерпывающим. С учетом условий труда работников и организационных особенностей компании список обязательных кадровых документов может быть расширен.

Необходимым свойством каждого документа является его юридическая сила, которая означает, что данный документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.

Прием передача и доставка документов

Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:

  • № п/п.
  • Наименование документа.
  • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
  1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

№ п/п

Наименование дела/документа

Реквизиты дела/документа

Количество листов в деле/документе

Наличие дела/документа в электронном виде

Примечание

1

Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года

Папка № 4-ОСА

67 листов

В наличии на локальном компьютере

В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа

2

Положение об Общем собрании акционеров

от 15 января 2011 года, редакция № 2

28 листов

Отсутствует

При приеме дел и документов мной выявлено:

1.

Прием передача документов при смене руководителя

ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).

  • Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *